Апостиль проставляють державні органи. Атестати і дипломи апостилює Міністерство освіти і науки України. Ця процедура займає від двох тижнів до місяця і більше. Можливо термінове проставлення апостиля на диплом.
Подати заявку в міністерство можна самостійно, але в такому випадку термін проставляння апостиля можуть збільшитися.
Поставити апостиль можна тільки на оригінал диплома, виданого в Україні. Якщо для продовження навчання потрібно додаток до диплома, в якому вказані предмети і оцінки, його необхідно апостилювати окремо. Іноді слід надати гарантійний лист з навчального закладу.
З 2016 року в Україні можна отримати апостиль на диплом, виданий іноземним громадянам. Для цього необхідно подати оригінал документа і додатки, супровідний лист з ВНЗ. Воно оформляється на фірмовому бланку навчального закладу і завіряється гербовою печаткою. Цей документ підписує ректор, обов'язково повинна бути розшифровка підпису. Для термінового апостилювання необхідно докласти гарантійний лист з навчального закладу з гербовою печаткою, підписом і оформлене на фірмовому бланку.
Отримати апостиль можна на диплом старого або нового зразка. На дипломи старого зразка (паперові) штамп ставиться безпосередньо на документі. Пластикові дипломи апостилює інакше. У самому дипломі роблять отвори в установленому місці, апостиль ставлять на окремому листку і прикріплюють його до документа стрічкою.
Документ, на який ставиться апостиль, повинен відповідати таким вимогам:
- текст, підписи та печатки чіткі, читабельні;
- документ підписаний ручкою або чорнилом: підписи олівцем не допускаються;
- в документі немає дописок, необумовлених виправлень;
- диплом завірений гербовою печаткою, підписом ректора;
- підпис на документі відповідає інформації про ПІБ, посади керівника.